6 consejos útiles sobre cómo diseñar y gestionar tu boda

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organizacion de bodas

¿Recientemente comprometido y ya abrumado por el proceso de planificación de la boda? ¡Puede que sea el momento de ponerse el sombrero en la gestión de proyectos!

Cuando lo piensas, tu boda es esencialmente un gran proyecto: requerirá cronogramas, listas de verificación, miembros del equipo, metas y un presupuesto. Es por eso que abordar su boda desde una perspectiva de gestión de proyectos solo puede ayudarlo a simplificar el proceso.

Desde establecer los objetivos de su proyecto hasta delegar tareas y crear un horario para el día, ¡siga leyendo para obtener nuestra guía definitiva sobre cómo administrar su proyecto de boda!

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Foto de bodas Meraki

Establezca sus metas finales

Primero, querrá establecer algunos objetivos finales para el proyecto. ¿Cuáles son tus principales objetivos del día? ¿Qué hará que este proyecto sea un éxito?

Cada pareja es totalmente diferente, por lo que su objetivo final (¡también conocido como su visión del matrimonio!) Debe ser exclusivo para usted y su pareja. Siéntense en equipo y discutan cómo será la boda de sus sueños y cómo será. ¿Cuáles son sus prioridades y valores para el día?

Si eres un amante de la comida, tus prioridades pueden incluir una buena comida y una lista de vinos cuidadosamente seleccionada, o, si te consideras un fiestero, ¡quizás un ambiente festivo y entretenimiento en vivo estén en la parte superior de tu lista! Sus prioridades también pueden incluir cosas como sentirse relajado durante el día, estar en su mejor momento o asegurarse de que los invitados se sientan cómodos.

Tómese un tiempo para definir sus 5 principales prioridades compartidas para el día y utilícelas como su «criterio de diseño» para avanzar siempre que tenga dificultades para tomar decisiones. Querrá dedicar más tiempo y dinero a estas áreas prioritarias para asegurarse de que sus objetivos se logren ese día. Obtenga nuestra hoja de trabajo gratuita sobre la visión de la boda aquí para ayudarte a definir claramente tu lista de prioridades.

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Foto de Paula O’Hara

Analiza los números

Como cualquier otro proyecto corporativo, tu boda también necesitará un presupuesto. Entonces, ¡es hora de analizar algunos números!

Para calcular el presupuesto total de la boda, deberá considerar sus ahorros actuales, su capacidad para ahorrar en el futuro y cualquier contribución financiera de los miembros de la familia. Una vez que alcance una cifra realista, asegúrese de que también esté en línea con la cantidad de dinero con la que se siente realmente cómodo gastando en primer lugar.

Una vez establecido el presupuesto del proyecto, deberá dividirlo en consecuencia. Deberá crear algunas estimaciones aproximadas para cada “categoría” de proyecto, desde el alquiler de locales y catering hasta el estilo, la belleza y el entretenimiento. ¿No estás seguro de cuánto debería costar todo realmente? Consulte los detalles del presupuesto de nuestra boda para conocer algunas pautas útiles a seguir.

A continuación, deberá diseñar un sistema para controlar su presupuesto durante todo el proyecto. Puede crear una hoja de cálculo de Excel simple para enumerar todos sus gastos, junto con las fechas de vencimiento de sus próximas facturas. No olvide incluir TODOS los pagos realizados, sin importar cuán pequeños sean, incluso los costos varios, como el envío postal, pueden comenzar a aumentar.

A lo largo del camino, es posible que deba controlar su hoja de cálculo y realizar cambios para mantener su proyecto dentro del presupuesto. Por ejemplo: si ha decidido derrochar flores, deberá reducir su presupuesto en otra área o planificar algunos ahorros adicionales.

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Foto de Amanda Olivia Photography

Crea un plan de proyecto

¡Todo gran proyecto necesita un plan de proyecto detallado! Aquí es donde describirá todas las tareas que deben realizarse para su proyecto, junto con un cronograma para cada una.

Comience dividiendo su boda en diferentes categorías (por ejemplo: lugar, catering, vestuario, estilo, varios). Luego, use un planificador de bodas digital para crear una lista de tareas pendientes para cada categoría, ¡desde las cosas importantes hasta los detalles esenciales!

Por ejemplo, sus tareas de «ubicación» pueden incluir:

  • Buscar lugares para bodas
  • Inspecciones del sitio del libro
  • Lugar seguro para bodas con depósito
  • Firma y devuelve el contrato del sitio.
  • Reúnase con el coordinador del lugar para confirmar el número de invitados, el plano y el calendario de la boda.
  • Organizar el ensayo de la ceremonia.
  • Paga la factura final

Aunque su sección de catering puede verse así:

  • Buscar proveedores de bodas
  • Servicio de buffet de bodas seguro con depósito
  • Organizar y participar en degustaciones de menús.
  • Finalizar menú de boda
  • Envía el menú de la boda al diseñador de papelería
  • Finalizar números de invitados
  • Finalizar los requisitos dietéticos de los huéspedes.
  • Paga la factura final

¡Puede consultar nuestra lista de verificación definitiva para la planificación de bodas aquí para asegurarse de que no se pase nada por alto!

Una vez que haya delineado todas las tareas necesarias para completar su proyecto, puede comenzar a trazar un cronograma estimado del proyecto. Establezca una fecha límite para cada tarea de acuerdo con la prioridad y planifique que todas las tareas se programen al menos 3 semanas antes del día (¡para que pueda relajarse y disfrutar preparándose para su boda!).

Cada tarea también debe asignarse a la persona a cargo, ya sea usted y / o su pareja, el organizador de la boda, la familia o los miembros de la fiesta nupcial. Es posible que desee compartir su plan de proyecto directamente con cada «miembro del equipo», para que todos sepan exactamente qué debe suceder y cuándo.

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Foto de Georgia Verrells

Simplifique la gestión de su proyecto

Como director de proyecto, ¡su tiempo es precioso! La planificación de una boda lleva un promedio de 200 horas y, teniendo en cuenta que también puede estar luchando con su vida profesional, familiar y social, es importante agilizar el proceso siempre que sea posible.

Hay algunas formas inteligentes de ahorrar tiempo (y estrés) para ayudar a que su proyecto funcione sin problemas. Nos encantan estos trucos de gestión de proyectos para la planificación de bodas:

  • Cree una dirección de correo electrónico separada para todo lo relacionado con la administración de bodas. Asegúrese de organizar esto con carpetas relevantes para cada proveedor, para que pueda encontrar fácilmente cosas como información de contacto, contratos y cotizaciones. ¡Esto también le ayudará a «cerrar» el proyecto cuando necesite algo de tiempo de inactividad!
  • Cree un sitio web de bodas para compartir todos los detalles importantes del evento con sus invitados antes del día, como las instrucciones del lugar, la información de registro, los códigos de vestimenta y los horarios.
  • Haga que sus invitaciones de boda sean digitales para que los invitados puedan responder fácilmente con un solo clic. Las confirmaciones de asistencia en línea también le permiten administrar los detalles de sus invitados y las preferencias de comida en una ubicación central, mientras rastrea automáticamente a los invitados en su nombre.
  • Agrupe tareas similares para ahorrar tiempo, como una cotización de compra, la firma de contratos o el pago de facturas finales.
  • ¡Establezca recordatorios automáticos para las tareas de su boda para que sea responsable! Nuestra plataforma de gestión de proyectos de bodas incluso le enviará notificaciones e informes de progreso para que pueda ver exactamente lo que ha logrado y lo que debe hacer a continuación.
  • Programe «reuniones» de planificación de bodas semanales, quincenales o mensuales con su pareja, para asegurarse de que ambos estén en sintonía. Es posible que incluso desee dar un paso más al crear una agenda de reuniones con puntos clave para la discusión (¡para que pueda terminar las cosas de manera eficiente y volver a ver Netflix!).
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Foto de LA76 Photography

Crea tu hoja de trabajo de ejecución de proyecto

Finalmente, es hora de crear una hoja de ejecución o un cronograma del día de la boda para el gran evento.

La programación del día de su boda se convertirá en un punto de referencia útil para todos los involucrados en la logística de su día, como sus proveedores, lugar, miembros de la fiesta nupcial y MC. Describe exactamente lo que sucede durante el día y cuándo, desde el momento en que se despierta por la mañana hasta que llega a casa tarde en la noche.

Para crear el horario del día de la boda, necesitará:

  • Primero anote los momentos clave, como la hora de inicio de la ceremonia, la hora de inicio de la recepción y la hora de finalización de la recepción.
  • Luego, trabaje de un lado a otro para bloquear el tiempo para los otros elementos de su día: cómo vestirse, servir la cena, retratos de bodas y discursos.
  • Luego incluya los horarios de llegada y salida de cada uno de los proveedores de bodas.
  • Por último, incluya una lista de nombres de contacto y números de teléfono de todos los involucrados. ¡Asegúrate de tener a alguien designado como tu contacto de emergencia, para que no te bombardeen con llamadas telefónicas la mañana de tu boda!

Una vez que se ha creado su calendario de bodas, es ideal distribuirlo a los «miembros del equipo» relevantes al menos 2 semanas antes del día. ¡Vea nuestra guía completa sobre cómo crear su agenda para el día de la boda aquí!

Deje espacio para el cambio

¿Nuestro consejo final? ¡Espere lo inesperado y esté siempre preparado para el cambio! Al igual que con cualquier proyecto importante, es probable que haya algunos contratiempos en el camino, ya sea un pronóstico de tiempo lluvioso, un miembro de la familia que no puede asistir o costos diversos que rompen el presupuesto.

Si bien puede parecer estresante en ese momento, trate de no dejar que estos cambios inesperados lo perturben demasiado. No importa si las cosas no salen al 100% según lo planeado, porque al final del día, ¡te casarás rodeado de la persona que amas! Así que respire hondo, sea flexible y tome todo a su propio ritmo. Prometemos que al final todo valdrá la pena.

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